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We are seeking an Expat Service Administrator for 2-year-regular position (renewable) to work within the Human Resources Department at the International Vaccine Institute in Seoul, Korea. (Duty station: Seoul, Korea)

Job Description

This role supports the delivery of expat services at IVI by handling day-to-day administrative tasks and ensuring timely and accurate support for internationally recruited staff in line with internal policies and regulatory requirements.

Key Roles & Responsibilities

1. Maintain and improve expat service

• Develop and update expat service guides and materials
• Stay up to date on immigration policies and tenancy law
• Maintain trackers and ensure data accuracy across expat service records

2. MOFA & Immigration Assistance

• Support MOFA-related processes in compliance with applicable regulations, including preparation and submission of required documentation
• Coordinate with overseas missions and relevant authorities on visa-related matters and support visa applications and extensions for expat staff and their dependents

3. Housing Management

• Coordinate housing arrangements including home search and lease documentation
• Assist in lease contract preparation
• Manage communication with real estate agents and vendors
• Support move-in and move-out processes
• Monitor and follow up on housing-related key dates
• Respond to housing-related inquiries

4. General Administrative Support

• Provide on-site support for expat staff, including Immigration Office & MOFA visits, and general settlement assistance
• Process routine vendor payments
• Support general expat service operations
• All other tasks assigned by the supervisor

Job Requirements and Qualifications

1. Education Requirements

• Bachelor’s degree or equivalent

2. Related Field Work Experience

• 3+ years

3. Technical and Professional Skills / Knowledge

• Proficiency in MS Office
• Sound knowledge of HRIS
• Understanding of Immigrations guidelines
• Understanding of MOFA process preferred

4. Key Competency

• Client Orientation
• Communication
• Commitment to Continuous Learning
• Strong quantitative and analytical skills
• Excellent organizational skills and attention to detail
• Excellent time management skills with a proven ability to meet deadlines

5. Language Proficiency

• Fluency in English

[Korean]

직무 개요

본 직무는 내부 규정 및 관련 법적 요구사항에 따라 해외 채용 직원들이 신속하고 정확한 지원을 받을 수 있도록 일상적인 행정 업무를 처리하고, IVI의 외국인 직원 지원 서비스를 원활하게 운영하는 역할입니다.

주요 업무 및 책임

1. 외국인 직원 지원 서비스 유지 및 개선

• 외국인 직원 지원 안내서 및 관련 자료 개발 및 업데이트

• 출입국 관리 정책 및 임대차 보호법 관련 최신 동향 파악

• 외국인 직원 지원 기록 관리 및 데이터 정확성 유지 (트래커 업데이트 등)

2. 외교부(MOFA) 및 출입국 업무 지원

• 관련 규정에 따른 외교부 관련 업무 지원 (필요 서류 준비 및 제출 등)

• 비자 관련 사항에 대해 재외공관 및 관계 기관과 소통, 외국인 직원 및 부양가족의 비자 신청 및 연장 지원

3. 주거 지원 및 관리

• 주거 지원 프로세스 조율 (매물 검색, 임대차 계약 서류 관리 등)

• 임대차 계약서 작성 지원

• 부동산 중개업체 및 관련 업체와의 커뮤니케이션 관리

• 입주 및 퇴거 프로세스 지원

• 주거 관련 주요 일정(계약 만료 등) 모니터링 및 후속 조치

• 주거 관련 문의 사항 응대

4. 일반 행정 지원

• 외국인 직원의 현장 지원 (출입국외국인청 및 외교부 동행 방문, 초기 정착 지원 등)

• 정기적인 업체 대금 결제 처리

• 전반적인 외국인 직원 지원 운영 보조

• 기타 상급자가 부여한 업무 수행

자격 요건 및 우대사항

1. 학력 사항

• 학사 학위 이상 보유자 (또는 이에 준하는 자격 갖춘 자)

2. 경력 사항

• 관련 분야 경력 3년 이상

3. 직무 기술 및 지식

• MS Office 활용 능력 우수자

• 인사정보시스템(HRIS)에 대한 높은 이해도

• 출입국 관리 지침에 대한 이해도

• 외교부(MOFA) 행정 절차에 대한 이해가 있으신 분 우대

4. 핵심 역량

• 고객 지향성

• 원활한 소통 능력

• 지속적인 학습에 대한 의지

• 뛰어난 수리 및 분석 능력

• 우수한 조직 관리 능력 및 꼼꼼함

• 기한을 준수할 수 있는 우수한 시간 관리 능력

5. 어학 자격

• 영어 능통자