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Job Description

Administrateur.ice de contrats

Nous sommes à la recherche d'un(e) Administrateur.ice de Contrats dynamique pour se joindre à nous dans notre mission de contribuer à un avenir plus vert. Le rôle fait partie de notre équipe passionnée d’Approvisionnement basée à Montréal. En nous rejoignant, vous contribuerez à la construction de l'une des premières usines de batteries à grande échelle en Amérique du Nord.

À propos du poste

Sous la responsabilité de la Gestionnaire principale d’approvisonnement, l'Administrateur.ice de contrats sera responsable de la préparation des demandes de renseignements de faible valeur/de faible risque, de la comparaison des devis, de l'émission des bons de commande, de la révision des factures et de l'assistance générale pour l'équipe d'approvisionnement NV6. Le candidat idéal est à l'aise avec les systèmes et possède une bonne expérience pratique de Word, Excel, PowerPoint et SharePoint. La connaissance d'un ERP est un atout, mais l'administrateur de contrats recevra une formation sur tous les systèmes d'approvisionnement pertinents.

À propos de l'équipe

L'équipe d'Approvisionnement de Northvolt Amérique du Nord dirige la sélection, la négociation et la gestion des contrats post-attribution des contrats de construction et d'achat à toutes les phases de ce projet majeur. Comme le projet en est à ses débuts, l'équipe est petite, mais en croissance rapide.

Les principales responsabilités sont:

• Collaboration: Travailler avec l'équipe des achats pour préparer des présentations d'approvisionnement, soutenir la gestion des documents, l'intégration des fournisseurs, la création de bons de commande, la réception et la révision des factures, et assurer une saisie correcte dans les systèmes d'approvisionnement.
• Coordination de l'approvisionnement: Communiquer avec les fournisseurs pour obtenir un statut précis des matériaux. Planification proactive pour minimiser l'impact des changements de calendrier. Maintenir des dossiers précis et à jour de tous les contrats et de la documentation connexe. Assurer une transmission correcte des informations aux équipes des opérations.
• Communication: Communiquer avec les fournisseurs, sous-traitants, chefs de projet et équipes multidisciplinaires pour s'assurer que les détails sont partagés et que les livraisons se font dans les délais. Responsable de fournir des mises à jour sur l'avancement de la fabrication sur le site du fournisseur. Assurer que la documentation appropriée est obtenue et classée une fois la livraison et les quantités confirmées.
• Résolution de problèmes: Recevoir et examiner les factures pour garantir la conformité avec l'accord contractuel. En cas de divergences, travailler avec les équipes des achats, des projets et des finances pour résoudre les problèmes en temps opportun.
• Soutien ad hoc à l'équipe des achats pour les appels d'offres identifiés. Publier, évaluer et présenter des recommandations d'attribution pour les biens ou services requis.
• Identifier les opportunités d'amélioration des processus dans l'administration des contrats et proposer des améliorations pour rationaliser les flux de travail.

Northvolt est un employeur qui respecte l'égalité des chances; nous sommes un groupe d’individus diversifié, unis par une mission commune. Puisque nous sommes en phase d’expansion ultra rapide, nous offrons des opportunités de développement professionnel et d’apprentissage continu à l’interne.

Veuillez s’il vous plaît postuler avec votre CV ou profil LinkedIn.

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Contract Administrator

We are looking for a driven Contract Administrator to join us in our mission to contribute to a greener future. The role is a part of our passionate Procurement team based in Montreal. By joining us, you will contribute to building one of the first large scale North American battery factories.

About the job

Reporting to the Senior Manager of Procurement, the Contract Administrator will be responsible for preparing lower value/lower risk inquiries, comparing quotations, issuing purchase orders, reviewing invoices and providing general assistance for the NV6 procurement team. The ideal candidate is system-savvy and has good working experience with Word, Excel, PowerPoint and SharePoint. Knowledge of an ERP is a plus, but the Contract Administrator will receive training in all relevant procurement systems.

About the team

The Procurement team at Northvolt North America leads the selection, negotiation and post-award contract management of the construction and purchasing contracts throughout all phases of this major project. As the project is in its early phases, the team is small, but rapidly growing.

Key responsibilities include but are not limited to:

• Collaboration: Work with the procurement team to prepare procurement presentations, support with document management, supplier on-boarding, creation of purchase orders, receiving and reviewing invoices, and ensuring proper input in procurement systems.
• Supply Coordination: Communicate with suppliers to obtain accurate material status. Proactive planning to minimize the impact of any changes to schedule. Maintain accurate and up-to-date records of all contracts and related documentation. Ensure proper handoff of information to the Operations Teams.
• Communication: Constant contact with suppliers, subcontractors, project managers and multidisciplinary team to ensure details are shared and that deliveries happen on schedule. Responsible for providing updates on the progress of manufacturing at the supplier site. Ensure proper documentation obtained and filed once delivery and quantities confirmed.
• Problem-solving: Receive and review invoices to ensure compliance with contractual agreement. In case of discrepancies, work with the Procurement, Project, and Finance teams to resolve in timely manner.
• Ad-hoc support to the procurement team for identified RFQs. Publish, evaluate, and present recommendation for award for the required goods or services.
• Identify opportunities for process improvements in contract administration and propose enhancements to streamline workflows.

Northvolt is an equal opportunity employer. We're a diverse group of individuals, united by a common mission, who recognize that while our actions as individuals have a role to play in driving Northvolt towards its goals, we always seek to move forward as a team. We offer you an open and welcoming atmosphere where we win as a team – and fail as a team. Northvolt is growing at the speed of light and we are a strong believer in internal career development.

Apply with your CV or LinkedIn profile.